Suite à la décision de la direction de mettre fin à l’utilisation de Sciforma pour la gestion de projet et des ressources et après une étude des différentes solutions open source, j’ai choisi la solution ProjeQtor dont les fonctionnalités correspondaient à l’utilisation du service Développement dont j’avais la responsabilité.
Cette solution a l’avantage d’être très facile à mettre en place : elle est développée en PHP et supporte MySQL comme base de données. Un travail conjoint avec le Lead Architect a permis de réaliser une image Docker simple à mettre à jour pour supporter la montée de version.
L’interface sur les premières versions installée était à la fois très sommaire et à la fois complexe, mais d’une grande réactivité et assez ergonomique. Les différentes versions qui ont suivi (notamment la version 10) ont permis énormément de personnalisation ce qui la rend bien plus agréable à utiliser.
Le point fort de cette solution est la possibilité de gérer les projets simplement en utilisant des activités (comme dans Sciforma) ou des tickets (comme dans Jira) de façon conjointe ou liée, mais également en mode AGILE avec la mise à disposition de tableau Kanban. Ainsi, en fonction de la nature et de la durée des projets, il est possible d’avoir une gestion hybride pour faciliter le passage d’un projet à l’exploitation.
Après de nombreux tests d’utilisation et tout en assurant une transition simple pour les collaborateurs de l’équipe que j’avais en charge, j’ai réalisé un processus documenté sur l’utilisation de la solution pour les gestionnaires de projets (pour la planification et la gestion de la capacité) et les ressources (pour le suivi des temps et l’avancement des tâches et des tickets). Pour mes besoins de reporting et de pilotage, j’ai utilisé l’API mise à disposition par la solution pour alimenter un tableau de bord MicroStrategy qui était en lien avec des données budgétaires et ainsi déterminer les écarts entre les charges prévisionnelles et l’activité réalisée.
Gestion de projet
La création d’un projet peut être liée à :
- un portefeuille pour faciliter la visibilité et les calculs de charges par direction métier.
- un chef de projet, personne en charge au sein de l’équipe Développement pour la planification et le suivi
- une équipe projet composée de ressources de l’équipe Développement et qui peuvent être affectées aux différentes tâches et tickets
Le suivi des projets était réalisé par les gestionnaires de projet et une revue était organisée en réunion d’équipe chaque semaine en s’appuyant sur les écrans du logiciel dont les exports en PDF étaient intégré dans le reporting hebdomadaire.
Chaque chef de projet pouvait créer les activités et y affecter des ressources en fonction de leur disponibilité. Plusieurs modes de planification étaient mis à disposition comme (entre autres) :
- Début dès que possible : démarrage de la tâche en fonction de la date de disponibilité des ressources affectées (plus utilisée sur les échéances à long terme)
- Manuellement : permet de sélectionner pour chaque ressource les dates d’affectation sur les activités (plus utilisé sur les activités à court terme)
Cette planification tenait compte de la disponibilité des ressources vis-à-vis de leurs autres affectations, mais également de leurs absences.
Une fois les affectations réalisées, les ressources pouvaient visualiser leur plan de charge hebdomadaire ou quotidien en fonction des affectations.
ProjeQtor offre de multiples tableaux de bord permettant, entre autres, le reporting par projet, ressource, équipe, activités et portefeuilles.
Le workflow des états des projets, des activités et des tickets peuvent être personnalisé individuellement et permettent d’adapter les tableaux Kanban.
Gestion des ressources
Un des aspects les plus utiles de cette solution (également présent dans Sciforma), c’est la parfaite intégration entre la gestion de projets et la capacité des ressources, facilitant les affectations et les prises de décision en fonction d’absence exceptionnelles ou de priorité sur d’autres projets.
La gestion du calendrier tient compte des jours fériés et chaque ressource dispose d’une gestion des absences faciles à renseigner. Le calcul de la planification peut alors être planifié ou lancé manuellement pour visualiser l’impact sur les échéances.
Conclusion
La mise en place de ProjeQtor a été très rapide, car ses fonctionnalités et son organisation étaient proches de l’ancien système de gestion de projet Sciforma.
L’adoption a été facilitée par une approche simplifiée pour les gestionnaires de projets, la possibilité d’exporter les écrans pour leur reporting auprès des directions métiers et la facilité d’utilisation pour les ressources pour saisir les temps passés sur leurs activités. La prise en charge de la planification en mode AGILE a également pu séduire les équipes qui souhaitaient travailler par itération avec l’utilisation de tickets, cet outil servant de support aux réunions quotidiennes (daily).